Guía
Configurar SmartWaiting: del registro a la primera llamada
4 de octubre de 2026 · 6 min de lectura
Aquí el registro es una solicitud, no un autoservicio: la revisamos y normalmente le activamos en uno o dos días laborables. Después, la configuración se hace en media hora: una sala de espera, las salas que contiene, los usuarios y un cartel con código QR. Esta guía recorre los nueve pasos en el orden en que realmente surgen.
Paso 1: Enviar el registro
Pulse «Registrarse» en la cabecera. El formulario pide su nombre, su dirección de correo y el nombre de su centro. Aquí todavía no elige contraseña: eso viene después, mediante un enlace que solo recibe usted. Rellenarlo lleva dos minutos.
Paso 2: Esperar la activación
Su registro nos llega como una solicitud. No hay enlace de confirmación ni autoactivación: una persona la revisa, normalmente en uno o dos días laborables. Solo con la activación se crean su centro, su cuenta de titular y su periodo de prueba. Después llega un correo de bienvenida, con un enlace para establecer la contraseña y sin credenciales en el texto. Una contraseña enviada por correo se queda para siempre en un buzón.
Paso 3: Qué incluye la prueba
Catorce días, sin tarjeta de crédito y sin renovación automática. No tiene que elegir plan: no hay selección de licencia en la cuenta ni compra directa; el plan se lo asignamos nosotros, y si quiere cambiarlo, díganoslo. Lo que incluye su plan se ve en qué menús aparecen; lo que no incluye no está ahí esperando a que alguien lo pulse.
Paso 4: Crear la primera sala de espera
En «Sala de espera → Configuración», pulse «Nueva». Le pone un nombre y una línea de dirección corta, que después aparecerá en la dirección con la que sus visitantes se apuntan. Y dos interruptores que conviene dejar bien desde el principio: si los visitantes pueden apuntarse solos o solo los apunta su personal, y cuántos puestos retrocede quien pulsa «Llego más tarde». El valor por defecto es dos.
Paso 5: Crear salas o mostradores
En el mismo formulario, debajo de la sala de espera: Consulta 1, Mostrador 3, Sillón 2 — como se llamen en su caso. Al llamar, su personal elige la sala y el visitante ve adónde ir. Este es el paso que se suele saltar y recuperar dos días después, porque «pase usted» no es una indicación cuando hay cuatro puertas.
Paso 6: Crear usuarios
En «Configuración → Usuarios» crea las cuentas de su personal y asigna un rol a cada una. Tampoco aquí enviamos una contraseña, sino un enlace para establecerla, por la misma razón que en el paso 2. Una cuenta puede bloquearse después sin borrarla: quien se va de vacaciones o deja el puesto desaparece de la pantalla de llamadas y sus registros siguen siendo rastreables.
Paso 7: Imprimir el cartel con el código QR
Cada sala de espera trae un cartel listo en PDF, en A4 y con el código QR. Imprímalo y póngalo en la puerta o en el mostrador. Un visitante no necesita más: apuntar con la cámara, escribir su nombre y listo — sin app, sin cuenta, sin instalar nada. Es justo donde fallan la mayoría de los sistemas, y no por motivos técnicos.
Paso 8: Llevar la pantalla al monitor
Si tiene un monitor en la zona de espera, abra allí el panel de su sala de espera: una dirección propia que deja a pantalla completa en el navegador. Muestra a quién se acaba de llamar y a qué sala debe ir. La página se recarga sola cada veinte segundos, así que una llamada aparece como mucho en veinte segundos y nadie tiene que pulsar nada.
Paso 9: Configurar WhatsApp — o renunciar a ello a conciencia
En «Configuración → Mensajes» introduce su número de WhatsApp Business y las credenciales de su cuenta de Meta. Es más que marcar una casilla, y conviene saber por qué: el aviso al visitante sale únicamente por WhatsApp. Sin este paso todo lo demás sigue funcionando — el visitante conserva su página de estado y ve allí cuándo le toca — pero no le suena nada en el bolsillo. Quien salga a tomar un café tendrá que mirarlo él mismo.
Cuánto se tarda de verdad
Los pasos 4 a 8 se hacen en media hora, y el cartel queda colgado después. Lo que no puede acelerar es la activación del paso 2: uno o dos días laborables en los que una persona revisa su registro. Es intencionado: un sistema en el que cualquier desconocido crea un centro en dos minutos está lleno de centros inexistentes en quince días.
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